Müdürlüğün görevleri
MADDE 5- (1) Müdürlüğün genel görevleri : Gemlik Belediyesi’nin amaçları prensip ve politikaları ile bağlı bulunan mevzuat ve Belediye Başkanının belirleyeceği esaslar çerçevesinde; Muhtarlıklar ile ilişkiler ve koordinasyon, basın, yayın ve halkla ilişkilerle ilgili konularda gerçek ve tüzel kişiler nezdinde olumlu bir kurum imajı ve kurumsal temelde sağlıklı bir halkla ilişkiler ortamı oluşturmak üzere faaliyetler yürütmek, web sitesi, tanıtım, bilgilendirme, belediyenin izlediği politikaların halka benimsetilmesi, yapılan çalışmaların halka duyurulması, bilgi edinme ile halkın yönetime karşı olumlu hisler beslemesinin sağlanması, halkın yönetim hakkındaki düşüncelerinin ve yönetimden beklentilerinin tespiti amaçlı çalışmaları yürütmek, kurumun faaliyet alanına giren gelişmeleri takip etmek ve belediye hizmetlerine gönüllü katılım için gerekli çalışmaları yürütmektir.
(2) Müdürlük birimlerinin görevleri:
a) Belediyemiz ile mahalle muhtarlıklarımız arasında işbirliği ve koordinasyonu sağlamak, birlikte faaliyetleri yürütmek, mahalle halkı ile belediye iletişiminde mahalle muhtarı ile etkin işbirliği sağlamak, Muhtarlar ile toplantılar düzenlemek, mahalle ve muhtarlık ziyaretleri yapmak, Muhtarlık biriminin etkili çalışması için gerekli desteği vermek,
b) Bakanlıklar, Valilik ve Kaymakamlık ile muhtarlık faaliyetleri konusunda eşgüdüm ve koordinasyonu sağlamak, Muhtarlık Bilgi Sisteminin etkin bir şekilde kullanılması için kurumsal yükümlülüklerimizi yerine getirmek,
c) Belediyenin Basın Yayın Bürosu ve Beyaz Masa, Basın Yayın ve Halkla İlişkiler faaliyetlerini tüm boyutlarıyla ele alarak, genel amaç ve politikalarına uygun nitelikte bir tanıtım ve Halkla İlişkiler stratejisinin belirlenmesinde amirleriyle birlikte hareket eder,
ç) Belediyenin hizmetlerinin alt yapısının birimlerin etkinliklerinin ve organizasyonların vatandaşlar tarafından bilinmesi için çeşitli tanıtım çalışmalarını yürütür,
d) Belediye yönetiminin izlemekle yükümlü olduğu politikanın halka benimsetilmesi, yapılan çalışmaların halka duyurulması, halkın Belediye yönetimine karşı olumlu hisler beslemesinin sağlanması, halkın da yönetim hakkındaki düşüncelerinin yönetimden beklentilerinin alınması amaçlı çalışmaları yürütür,
e) Halkın yönetimden bilgi edinme hakkı göz önüne alınarak, doğrudan vatandaştan gelen ve BİMER, CİMER gibi bilgi edinme kurumlarından gelen bilgi taleplerine cevap vererek, Bilgi Edinme Birimi faaliyetlerini yürütür ve belediyenin tüm iş ve işlemleriyle ilgili olarak halkın bilgilendirilmesi faaliyetleri organize eder,
f) Tanıtım faaliyetlerinde kullanılan her türlü basılı materyalin kurumsal kimlik kılavuzuna uygun tasarımının yapılmasını, basılmasını sağlar, çalışmaları kontrol eder,
g) Kurumun yürüttüğü faaliyetlerin kültür ve sanat etkinliklerinin sosyal ve kültürel amaçlı faaliyetler ile tanıtım ve duyuru materyallerin basım yayım ve halkla ilişkiler çalışmalarını yürütür. Bu faaliyetlerin etkin bir biçimde yapılması için Kültür ve sosyal işler müdürlüğü ile birlikte gerekli organizasyonu yapar ve verimli bir şekilde sonuçlanmasını sağlar,
ğ) Belediye Başkanı tarafından çeşitli sivil toplum örgütleri vb. Belediye yönetiminin belirli dönemlerde bir araya gelerek toplantı yapmalarını, Belediyenin hizmetlerinin müzakere edilmesini sağlayan organizasyonlar düzenler. Ayrıca belirli günlerde düzenlenen halk günlerinde yapılan çalışmaların tanıtımını yapar.
h) Belediyenin hizmetleri hakkında vatandaşa bilgi vermek amacıyla kurulan Beyaz Masa çalışmalarını etkin ve verimli bir şekilde yürütür, başvuran kişi ve kuruluşların dilek ve şikayetlerini alarak ilgili birimlerden aldığı cevabı başvuru sahiplerine iletir,
ı) Belediyemiz Yanınızda yaklaşımıyla vatandaşların bizzat kapısına giderek yerinde tespit ettiği istek ve şikayetleri ilgili belediye birimlerine iletir ve sonucunu takip ederek ilgili vatandaşlarımıza geri bildirimleri yapar,
i) Halkla İlişkilerde elde edilen sonuçları değerlendirmek, bu alanda faaliyetlerin etkinliğini arttıracak önlemleri belirlemek üzere anket çalışmaları hazırlar,
j) Kurumun halkla ilişkiler bağlamında sosyal ve kültürel amaçlı faaliyetler organize etmesine yönelik öneriler ve projeler geliştirir,
k) Basın Yayın ve Halkla İlişkiler konularında kurum dışındaki özel ve tüzel kişilerle ilişkilerde iletişim bakımından dikkate alınacak hususlar, Belediyenin imajının istenilen şekilde güçlendirilmesi konularında kurum menfaatini gözetmek yolundaki görüşlerini belirtir, alanıyla ilgili fakat devamlılık arz etmeyen işleri icra eder,
l) Halkı bilgilendirici resimli albüm, katalog, kitap, broşür, bülten, gazete, ilan, afiş, tabela billboard, sosyal medya, kurumsal web sayfası gibi çalışmaları yürütmek,
m) Tanıtım faaliyetlerinde kullanılan her türlü basılı materyallerin, kurumsal kültüre uygun tasarımın yapılmasını ve basılmasını sağlamak, ilgili çalışmaları kontrol ve koordine etmek,
n) Belediyenin gerek içe gerekse dışa dönük olarak kullanacağı her türlü baskılı malzemelerini kurum kimliği (amblem ve logo uygunluğu) esasları açısından incelemek, çalışmaların kurum kimlik ve imajını geliştirici olması için öneriler geliştirmek,
o) Diğer birimler tarafından yapılan çalışmaların tanıtımını yapmak, halk meclisi veya Belediye Başkanının muhtarları ve halkı bilgilendirici toplantı, sunum ve çalışmalarını koordine etmek,
ö) Belediyemizce yapılan etkinliklerin koordinesini sağlamak, önemli günlerin kutlamaları ile ilgili etkinlikleri Kültür ve sosyal işler müdürlüğü ile birlikte düzenlemek,
p) Üst yönetim tarafından verilen diğer görevleri yapmak,
r) Belediyemizin; Muhtarlıklar, Halkla ilişkiler, Basın Yayın ve Tanıtım konularındaki tüm çalışmalarını yürütmektir.
Müdürün görev, yetki ve sorumlulukları
MADDE 6- (1) Muhtarlıklar ve Halkla İlişkiler müdürünün görev ve yetkileri:
- Müdürlüğünün ve bağlı alt birimlerinin çalışmalarını Stratejik Plan ve Performans Programı çerçevesinde koordine etmek,
- Müdürlükte yapılan tüm iş ve işlemlerin mevzuata uygun olarak tam ve zamanında yapılmasını sağlamak,
- Harcama yetkilisi olarak her yıl iş ve işlemlerin amaçlara, malî yönetim ilkelerine, kontrol düzenlemelerine ve mevzuata uygun bir şekilde gerçekleştirmek ve iç kontrol güvence beyanını düzenleyerek birim faaliyet raporlarına eklemek,
- Birimle ilgili mevzuatı, yenilikleri, teknik gelişmeleri takip etmek ve ilgili mevzuatın tam ve zamanında uygulanmasını sağlamak,
- Birim faaliyetlerinin periyodik olarak raporlanmasını sağlamak,
- Üst yönetimce istenen ve mevzuat ile öngörülen kurul ve komisyonlara katılmak ve/veya talep edilen personelin görevlendirilmesini sağlamak,
- Birimini temsilen toplantılara katılmak, birim içinde düzenli ve planlı toplantılar yapılmasını sağlamak, Muhtarlar ile sürekli irtibat halinde olmak,
- Görevlerini yerine getirirken birim içinde ve diğer birimlerle işbirliği ve uyum içinde çalışılmasını sağlamak,
- Yeterli sayı ve nitelikte personel istihdamını, personelin görev dağılımını, personelin hizmet içi eğitimini ve görev niteliklerine uygun olarak yetiştirilmelerini sağlamak,
- Astlarının performansını periyodik olarak değerlendirerek biriminde moral, motivasyon ve performansı artırıcı çalışmalar yapmak,
- İş sağlığı ve güvenliği kurallarına uygun olarak çalışılmasını sağlamak,
- Üst yönetim tarafından verilecek diğer görevleri yerine getirmek,
- Çalışma bürolarının, salon ve koridorların, tesislerin, araç ve gereçlerin korunmasını, temizliğini ve göreve hazır durumda tutulmalarını sağlamak,
- Bağlı personelinin mesai takibini yapmak, disiplin işlemlerini yürütmek,
- Birimiyle ilgili iç hizmet eğitimlerinin belli bir plan ve program dahilinde yapılmasını sağlamak,
- Birimine ait bütçe önerisi, faaliyet raporunu ve performans bilgilerini hazırlamak,
- İç Kontrol Standartlarına uygun olarak iş süreçlerini hazırlamak ve sürekli güncel tutulmasını sağlamaktır.
(2) Muhtarlıklar ve Halkla İlişkiler müdürünün sorumlulukları:
a) Görev ve yetkileri çerçevesinde, idari ve mali işlemlerin etkili, süratli, verimli ve doğru
yürütülmesinden, Stratejik plan ve performans programındaki müdürlük hedeflerinin
gerçekleştirilmesinden sorumludur,
b) Müdür, yukarıda belirtilen görevlerin tam ve zamanında yerine getirilmesini sağlama
hususunda yetkili olup, Başkan ve Başkan Yardımcılarına karşı sorumludur.
Şef veya büro sorumlusunun görev, yetki ve sorumlulukları
MADDE 7- (1)Müdürlükte görevli Şefler veya büro sorumluları, başında bulunduğu büroda yapılan tüm iş ve işlemlerin mevzuata uygun olarak, tam ve zamanında yapılmasından ve yaptırılmasından Müdüre ve üst yönetime karşı sorumludur.
(2)Amirleri tarafından verilen diğer görevlerin de ifasını sağlarlar.
Memur ve işçi personelin görev, yetki ve sorumlulukları
MADDE 8- (1)Müdürlükçe yapılan görev bölümü çerçevesinde bağlı bulundukları Müdürün, Şeflerin veya büro sorumlularının verdiği tüm görevleri, iş ve işlemleri, tam ve zamanında yapmakla görevlidirler. Yaptıkları işin günlük beyanı, veri girişi, yazılı olarak raporlaması gibi işleri de yaparlar.
(2)Tüm personel, çalışma düzenine uygun olarak iş ve işlemlerin etkin ve verimli bir şekilde yapılması ile görev gereği kendisine zimmetlenen taşınırların özenle kullanılması ve muhafazasından sorumludurlar.