Yazı İşleri Müdürlüğü

Amaç ve Kapsam

Dayanak

Tanımlar

• Belediye: Gemlik Belediyesini,
• Başkan: Gemlik Belediye Başkanını,
• Başkanlık: Gemlik Belediye Başkanlığını
• Üst yönetim: Belediye Başkanı ve Başkan Yardımcılarını,
• Müdürlük: Yazı İşleri Müdürlüğünü,
• Gelen Evrak: Diğer kurum ve kuruluşlar ile kişilerden belediyeye gelen evrakı,
• Giden Evrak: Belediyeden çıkan ve diğer kurum, kuruluşlar ile kişilere gönderilen evrakı,
• İç Yazışma: Belediye birimlerinin birbirleriyle yaptıkları yazışmaları,
• Dış Yazışma: Belediye birimlerinin diğer kurum, kuruluş ve kişilerle yaptıkları yazışmaları,
• Evrak Kayıt Numarası: Gelen ve Giden evraka Yazı İşleri Şube Müdürlüğünce kurum adına genel olarak verilen numarayı,

ifade eder.

• Müdürlüğün genel görevleri :
  • Belediyenin yazı ve evrak işleriyle ilgili tüm hizmetlerini yürütmek,
  • Belediye Meclisinin işleyişi ile ilgili tüm hizmetlerini yürütmek,
  • Belediye Encümeninin işleyişi ile ilgili tüm hizmetlerini yürütmek,
  • Belediyenin genel arşiv hizmetlerini yürütmek,
  • Evlendirme işlerini yürütmek,
  • Üst yönetim tarafından verilen diğer görevleri yürütmektir.
• Evrak Şefliğinin Görevleri:
  • Gelen evrakı teslim almak; tetkiki, açılması ve incelemesini yaparak tasnif etmek, Müdür onayından sonra Gelen Evrak Kayıt numarası vererek ilgili yerlere göndermek,
  • Kurum dışına gönderilecek evraka Giden Evrak Kayıt numarası vererek Evrakı zarflamak ve ilgili yere göndermek,
  • Posta evrakının Dış Posta Zimmet Dosyası ile elden giden evrakın Dış Zimmet Defterine kaydının yapılarak Belediye birimlerine, resmi kurum ve kuruluşlara, özel ve tüzel kişilere ulaştırmak veya ulaştırılmasını sağlamak,
  • Posta gönderme işlemlerini yapmak ve yıllık sarf hesabını çıkarmak,
  • Birimi belirtilmeden gelen gizli evrakı gizlilik derecesi dikkate alınarak kayıt işlemlerinin yapılıp Başkan ya da ilgili Başkan Yardımcısına teslim etmek,
  • Resmi mühür işlemlerini yapmak ve takip etmek,
  • Belediyenin tüm birimleriyle yazışma kuralları, kodlama, dosyalama ve evrak işlemleri konusunda uygulama birliğini sağlayıcı çalışmalar yapmak,
  • Elektronik İmza Kanunu gereği ilgili birimlerle işbirliği içinde yazışmaların elektronik ortamda yapılmasını koordine etmek,
  • Müdür tarafından verilen diğer görevleri yapmaktır.
• Meclis şefliğinin Görevleri:
  • Komisyon raporlarını ve müdürlüklerden gelen teklifleri göz önünde bulundurarak olağan ve olağanüstü meclis gündeminin hazırlanmasını sağlamak,
  • Belediye Meclisinin toplanmasıyla ilgili ilan ve tebligatı süresi içinde yapmak ve ilgililerine ulaştırmak,
  • Meclisten komisyonlara havale edilen teklifler ve meclise gönderilen komisyon raporları ile ilgili yapılan yazışmaları takip etmek, komisyon icmalini düzenlemek ve komisyon raporlarının ilgililerine zamanında ulaştırılmasını sağlamak,
  • Belediye Meclisinde sözlü olarak geçen müzakerelerin görüşme tutanaklarını hazırlamak ve hazırlanan tutanakları gruplara ve isteyen meclis üyelerine vermek,
  • Meclis Kararlarını yazmak, kontrol etmek, Meclis Kâtiplerine, Meclis Başkanı ve Belediye Başkanına imzalatmak, bunların mülki amirliğe gönderilmesi ile onayı gerekenlerin onay işlemlerinin takibini yapmak, kesinleşen kararların ilgili birimlere dağıtımını yapmak,
  • Başkanlık Makamına havale edilen yazılı ve sözlü önergelerin seyrini takip ederek, cevapların ilgililerine ulaştırılmasını sağlamak,
  • Büyükşehir Belediyesine gönderilmesi gereken Meclis Kararlarını zamanında göndermek ve ilgili birimler aracılığıyla takibini yapmak,
  • Meclis Kararlarının ve karar özetlerinin kayıtlarını tutmak,
  • Komisyona giden dosyaların kayıtlarını tutmak,
  • Meclis Üyelerinin huzur haklarına ait işlemleri yapmak,
  • Meclis Yoklama Cetvelini muhafaza etmek,
  • Meclis salonu, grup odaları ve komisyon toplantı salonlarının temizlik, tertip ve düzeninin temini ile her türlü çalışmalarının mevzuata uygun olarak yapılmasına usul yönünden yardımcı olmak,
  • Meclis Başkanlık Divanının çalışmalarına usul yönünden yardımcı olmak,
  • Müdür tarafından verilen diğer görevleri yapmaktır.
• Encümen Şefliğinin Görevleri:
  • Başkanlık Makamından Encümene havale edilen tekliflerin ilk incelemesini yaparak, Encümen Gündemine alınmak üzere kaydetmek,
  • Encümen ve İhale Gündemini ilgililerine dağıtımını yapmak,
  • Encümen toplantıları konusunda ilgilileri haberdar ederek, toplantı mekânını hazır bulundurmak,
  • Belediye Encümeni tarafından alınan kararları ve karar özetlerini kaydetmek, Encümen üyelerine imzalatmak, işlemi tamamlanan kararların suretlerini ilgili birimlere göndermek,
  • Önceden ilanı veya daveti yapılan ihale dosyalarının ihale günü tekliflerini almak ve ihale komisyonuna sunmak,
  • 2886 sayılı Devlet İhale Kanunu çerçevesinde yapılan ihalelerde; Belediye Encümeni ihale komisyonu olarak görev yaptığından, bu konuyla ilgili kararları yazmak ve yazılan kararları üyelere imzalatarak karar suretlerini ilgili birimlere göndermek,
  • Encümen ve ihale kararlarının imzalı suretlerinin, onay belgelerinin ve şartnamelerinin ayrı ayrı dosyalanmasını ve muhafazasını sağlamak,
  • Encümen üyelerinin aylık ödenek işlemlerini yapmak,
  • Encümenin çalışmalarına usul yönünden yardımcı olmak,
  • Müdür tarafından verilen diğer görevleri yapmaktır.
• Arşiv Şefliğinin Görevleri:
  • Belediye bünyesindeki tüm birimlerin arşivlerinde bulunup da kendi arşivlerinde muhafazasına lüzum kalmayan evrak, dosya, defter ve benzeri arşivlik malzemeyi teslim alıp, gerektiğinde birimlerin hizmetine sunabilmek amacı ile tasnifleyerek arşivlemek,
  • Muhafazasına lüzum görülmeyenlerin ise 29.08.1988 tarihli ve 3473 sayılı ‘Muhafazasına Lüzum Kalmayan Evrak ve Malzemenin Yok Edilmesi Hakkında Kanun Hükmünde Kararnamenin Değiştirilerek Kabulü Hakkında Kanun’un 6 ncı maddesine göre kurum arşivinde ayıklanarak imha edilmesini sağlamak,
  • Birimlerin arşiv çalışmalarına usul yönünden yardımcı olmak,
  • Kurumun genel arşiv hizmetlerini Arşiv Yönetmeliğine uygun olarak yapmak,
  • Müdür tarafından verilen diğer görevleri yapmaktır.
• Evlendirme Şefliğinin Görevleri:
  • Resmi nikâh başvurularını almak ve gerekli olan evrakın temin edilmesini sağlamak,
  • Başvuranlar hakkında mer'i mevzuatın öngördüğü incelemelerin yapılmasını sağlamak,
  • İnceleme sonucunda evrakları tamam olan ve evlenmelerine yasal engel bulunmayan başvuru sahiplerine nikâh günü vermek, Belediye Başkanı'nın yetki verdiği yetkililerce nikâh akdinin yapılmasını sağlamak,
  • Yapılan nikah akitlerini Nüfus Müdürlüğüne bildirmek,
  • Gemlik Belediyesi Evlendirme biriminde yapılan nikâh akitlerinin kayıt ve belgelerini mevzuata uygun olarak tutmak, arşivlemek ve muhafaza etmek,
  • Müdür tarafından verilen diğer görevleri yapmaktır.

• Yazı işleri müdürünün görev ve yetkileri:
  • Müdürlüğünün ve bağlı alt birimlerinin çalışmalarını Stratejik Plan ve Performans Programı çerçevesinde koordine etmek,
  • Müdürlükte yapılan tüm iş ve işlemlerin mevzuata uygun olarak tam ve zamanında yapılmasını sağlamak,
  • Harcama yetkilisi olarak her yıl iş ve işlemlerin amaçlara, malî yönetim ilkelerine, kontrol düzenlemelerine ve mevzuata uygun bir şekilde gerçekleştirmek ve iç kontrol güvence beyanını düzenleyerek birim faaliyet raporlarına eklemek,
  • Birimle ilgili mevzuatı, yenilikleri, teknik gelişmeleri takip etmek ve ilgili mevzuatın tam ve zamanında uygulanmasını sağlamak,
  • Birim faaliyetlerinin periyodik olarak raporlanmasını sağlamak,
  • Üst yönetimce istenen ve mevzuat ile öngörülen kurul ve komisyonlara katılmak ve/veya talep edilen personelin görevlendirilmesini sağlamak,
  • Birimini temsilen toplantılara katılmak, birim içinde düzenli ve planlı toplantılar yapılmasını sağlamak,
  • Görevlerini yerine getirirken birim içinde ve diğer birimlerle işbirliği ve uyum içinde çalışılmasını sağlamak,
  • Yeterli sayı ve nitelikte personel istihdamını, personelin görev dağılımını, personelin hizmet içi eğitimini ve görev niteliklerine uygun olarak yetiştirilmelerini sağlamak,
  • Astlarının performansını periyodik olarak değerlendirerek biriminde moral, motivasyon ve performansı artırıcı çalışmalar yapmak,
  • İş sağlığı ve güvenliği kurallarına uygun olarak çalışılmasını sağlamak,
  • Üst yönetim tarafından verilecek diğer görevleri yerine getirmek,
  • Çalışma bürolarının, salon ve koridorların, tesislerin, araç ve gereçlerin korunmasını, temizliğini ve göreve hazır durumda tutulmalarını sağlamak,
  • Bağlı personelinin mesai takibini yapmak, disiplin işlemlerini yürütmek,
  • Birimiyle ilgili iç hizmet eğitimlerinin belli bir plan ve program dahilinde yapılmasını sağlamak,
  • Birimine ait faaliyet raporunu ve performans bilgilerini hazırlamak,
  • İç Kontrol Standartlarına uygun olarak iş süreçlerini hazırlamak ve sürekli güncel tutulmasını sağlamaktır.
• Yazı işleri müdürünün sorumlulukları:
  • Görev ve yetkileri çerçevesinde, idari ve mali işlemlerin etkili, süratli, verimli ve doğru yürütülmesinden, Stratejik plan ve performans programındaki müdürlük hedeflerinin gerçekleştirilmesinden sorumludur,
  • Müdür, yukarıda belirtilen görevlerin tam ve zamanında yerine getirilmesini sağlama hususunda yetkili olup, Başkan ve Başkan Yardımcılarına karşı sorumludur.

• Müdürlükte görevli Şefler veya büro sorumluları, başında bulunduğu büroda yapılan tüm iş ve işlemlerin mevzuata uygun olarak, tam ve zamanında yapılmasından ve yaptırılmasından Müdüre ve üst yönetime karşı sorumludur.
• Amirleri tarafından verilen diğer görevlerin de ifasını sağlarlar.

• Müdürlükçe yapılan görev bölümü çerçevesinde bağlı bulundukları Müdürün, Şeflerin veya büro sorumlularının verdiği tüm görevleri, iş ve işlemleri, tam ve zamanında yapmakla görevlidirler. Yaptıkları işin günlük beyanı, yazılı olarak raporlaması gibi işleri de yaparlar.
• Tüm personel, çalışma düzenine uygun olarak iş ve işlemlerin etkin ve verimli bir şekilde yapılması ile görev gereği kendisine zimmetlenen taşınırların özenle kullanılması ve muhafazasından sorumludurlar.

• Biriminde yürütülen iş ve işlemler hakkındaki bilgileri izinsiz olarak kurum dışına veremezler, açıklama yapamazlar, kurumun evrak güvenliğini sağlarlar,
• Hiçbir fark gözetmeden her vatandaşa eşit, adil ve iyi muamele yaparlar, iş ve işlemleri en seri şekilde yaparlar, kamu personeline uygun kıyafet, tutum ve davranışta olurlar, mesai ve disiplin kurallarına uyarlar.
• Görevleri ile ilgili, doğrudan doğruya veya dolaylı olarak, hiç kimsenin hizmet, ikram ve hediyelerini kabul edemez ve bunlarla alışverişte bulunamazlar. Bu gibi kimselerden borç para alamayacakları gibi borç da veremezler,
• Görev yaptığı birimdeki resmi evrakları, bilgi ve belgeleri gereği gibi muhafaza ederler, Meclis, Encümen ve Başkanlık yazıları ve eki dosyalardaki bilgileri açığa vuramaz ve yetkililer dışında kimseye bilgi veremezler,
• Mesai bitiminde masa üzerindeki evrakı dolap ve çekmecelere koyar ve kilitlerler,
• Her türlü malzeme ve evrakın muhafazası ile şahsen sorumlu olan personel, muhtelif sebepler ile görevinden ayrılması halinde, bunları birimdeki görevliye yazılı bir tutanak ile devir ederler.

• Birimlerin evrak ve dosya memurları gizli olmasa bile evrak ve işlemin sonucuna ait bilgi veremezler ve basına açıklamada bulunamazlar. Bilgi alacak kişiler, bilgileri Müdürden veya bilgi edinme prosedürü çerçevesinde yetki verilen görevliden alırlar.
• Bu kurallara aykırı davranan personel hakkında kanuni işlem yapılır.

• Bu Yönetmelik hükümlerinin uygulanmasına ve müdürlüğün yürüttüğü görevlerin ayrıntılarına ilişkin olarak yönergeler çıkarmaya Başkanlık Makamı yetkilidir.

• Bu Yönetmeliğin yürürlüğe girmesiyle, bu konuda daha önce mevcut ve yürürlükte olan yönetmelikler yürürlükten kalkar.

• Bu Yönetmelik, Gemlik Belediye Meclisinin kabulü ve usulüne uygun olarak ilanı ile yürürlüğe girer.

• Bu Yönetmelik hükümlerini, Gemlik Belediye Başkanı ve ilgili Müdür yürütür.