Destek Hizmetleri Müdürlüğü

1. Bu Yönetmeliğin amacı; Gemlik Belediyesi Destek Hizmetleri Müdürlüğünün görev ve çalışma esaslarını düzenlemektir.

1. Bu Yönetmelik, Gemlik Belediye Başkanlığı Destek Hizmetleri Müdürlüğü çalışmalarını kapsar.

1. Bu Yönetmelik, 5393 sayılı Belediye Kanunu’nun 15. maddesinin (b) bendi ve 18. maddesinin (m) bendine dayanılarak hazırlanmıştır.

• Belediye: Gemlik Belediyesini,
• Başkan: Gemlik Belediye Başkanını,
• Başkanlık: Gemlik Belediye Başkanlığını,
• Üst yönetim: Belediye Başkanı ve Başkan Yardımcılarını,
• Müdürlük: Destek Hizmetleri Müdürlüğünü,
• Müdür: Destek Hizmetleri Müdürünü,
• Personel: Destek Hizmetleri Müdürlüğünde görevli tüm personeli,

ifade eder.

• Belediyenin satın alma iş ve işlemlerini yürütmek,
• Belediyenin ihale iş ve işlemlerini yürütmek,
• Birimlerin ortak ihtiyaçlarını karşılamak,
• Belediyenin tüm ortak idari iş ve işlemlerini yürütmek,
• Belediye binaları ile ilgili destek hizmetlerini yürütmek,
• Garaj hizmetlerini yürümek,
• Üst yönetim tarafından verilen diğer görevleri yapmaktır.

• Belediyenin tüm ihale ve satın alma işlemlerini ilgili mevzuatına göre yürütmek,
• Kamu İhale Kurumunun belirlediği senelik limitler çerçevesinde harcama birimleri ve müdürlüklerden gelen talepleri; 4734 Sayılı Kamu İhale Kanununun her yıl güncellenen limiti içerisinde piyasa araştırması yaparak Doğrudan Temin usulü ile temin etmek, doğrudan temin limiti üzerinde ise ihale yolu ile teminini sağlamak, İlan işlemlerini yaptırmak,
• Müdürlüklerden gelen taleplere istinaden ihalesi yapılan mal, hizmet ve yapım işlerine ait sözleşmeler imzalandıktan sonra dosyaları hazırlanarak ilgili müdürlüğüne göndermek ve suretini müdürlük arşivinde muhafaza etmek,
• Belediyeye ait gayrimenkullerin ve taşınmazların 2886 sayılı Devlet İhale Kanununa göre kiralanmasını veya satışını yapmak ve sonuçlandırmak,
• Müdürlüklerden gelen taleplere istinaden hurda satışını ve ihalesini yapmak,
• İşçi ve memur personele giysi alımı ve dağıtımı, özel güvenlik hizmet alımı ile diğer mal alımı ve hizmet alımı ihalelerini zamanında yapmak, kontrolünü yapmak ve ihale ile alınan malların depo giriş ve çıkışlarını yapmaktır.

• Belediye hizmet binalarının temizliği, asansör bakım ve tamiri, Isıtma, Soğutma ve Havalandırma sistemlerinin işletilmesi, bakımı ve tamiri, diğer makine ve teçhizatının bakımı ve onarımı, boya, badana ve küçük tamir, bakım ve onarımların yapılması ve yaptırılması,
• Hizmet binaları içinde ve çevresindeki Yemekhane, garaj, otopark, giriş, kafe, salon, hol, merdiven, koridor, bekleme salonu, wc, lavabo, dinlenme salonu gibi bölüm ve tesislerin işletilmesi, temizliği, tamiri ve bakımı,
• Birimlerin ortak kullanımına ait malzemeler; kapaklı çöp kutusu, temizlik malzemeleri, mob, temizlik maddeleri, içme suyu, kağıt havlu ve peçete gibi sarf malzemelerinin temini ve kullanıma sunulması,
• Belediye hizmet binalarının ortak alanların elektrik, su, doğalgaz, telefon ve bilgi işlem hatlarına ait aboneliklerinin yapılması, işlemlerin periyodik olarak takibi ve faturalarının tahakkuk işlemlerinin yapılması,
• Belediyede kurumsal olarak kullanılan cep telefonu (GSM) hatlarının abonelik işlemleri, kurumsal sözleşme işlemlerinin periyodik olarak takibi ve faturalarının tahakkuk işlemlerinin yapılması,
• Belediyenin tüm santral ve telefon, faks, internet gibi hat hizmetlerini yürütmek,
• Ortak iletişim hatları, telefon santrali, internet, telefon ve diğer bilgi iletişim hatları, iletişim bankolarının her türlü iş ve işlemlerini yapmak ve yaptırmak,
• Tören organizasyonları için Kültür, Fen İşleri ve diğer ilgili birimlerle koordineli hazırlıklar yapmaktır.

• Belediye ortak garajının oluşturulması ve müdürlüklerin ulaştırma, araç ve şoför temini taleplerinin karşılanması, iç hizmet birimi olarak tüm ulaşım hizmetlerinin yürütülmesi,
• Münhasıran belli bir birime sürekli olarak tahsis edilmemiş olan ortak havuzdaki araçların çalıştırılması, kiralanması, temizliği, tamir ve bakımlarının yaptırılması,
• Şoförlerin çalışma çizelgesinin yapılması, görev dağılımı ve yönlendirilmesi, görevlendirme onayları, görev emirleri, mesai ve puantajlarının düzenlenmesi,
• Garajın ve tüm araçların iç ve dış temizliğinin yapılmasını sağlamaktır.

• Belediyeye ait tüm taşınır demirbaşların kaydını tutmak, taşınır kayıt icmalini oluşturmak, ekonomik ömrünü kaybetmiş demirbaşlara ait düşüm ve terkin işlemlerini yapmak,
• Belediye hizmet binalarındaki tüm iç bölümlerin boyası, zemin, tavan, duvar, kapı ve pencerelerin tamiri, cihazların bakımı, küçük tamiratları yapmak veya yaptırmak,
• Başkan ve Başkan Yardımcıları tarafından verilen diğer tüm görevleri yapmaktır.

• Müdürlüğünün ve bağlı alt birimlerinin çalışmalarını Stratejik Plan ve Performans Programı çerçevesinde koordine etmek,
• Müdürlükte yapılan tüm iş ve işlemlerin mevzuata uygun olarak tam ve zamanında yapılmasını sağlamak, ihale ve satın alma işlerini aksatmadan yürütmek,
• Harcama yetkilisi olarak her yıl iş ve işlemlerin amaçlara, malî yönetim ilkelerine, kontrol düzenlemelerine ve mevzuata uygun bir şekilde gerçekleştirmek ve iç kontrol güvence beyanını düzenleyerek birim faaliyet raporlarına eklemek,
• Birimle ilgili mevzuatı, yenilikleri, teknik gelişmeleri takip etmek ve ilgili mevzuatın tam ve zamanında uygulanmasını sağlamak,
• Birim faaliyetlerinin periyodik olarak raporlanmasını sağlamak,
• Üst yönetimce istenen ve mevzuat ile öngörülen kurul ve komisyonlara katılmak ve/veya talep edilen personelin görevlendirilmesini sağlamak,
• Birimini temsilen toplantılara katılmak, birim içinde düzenli ve planlı toplantılar yapılmasını sağlamak,
• Görevlerini yerine getirirken birim içinde ve diğer birimlerle işbirliği ve uyum içinde çalışılmasını sağlamak,
• Yeterli sayı ve nitelikte personel istihdamını, personelin görev dağılımını, personelin hizmet içi eğitimini ve görev niteliklerine uygun olarak yetiştirilmelerini sağlamak,
• Astlarının performansını periyodik olarak değerlendirerek biriminde moral, motivasyon ve performansı artırıcı çalışmalar yapmak,
• İş sağlığı ve güvenliği kurallarına uygun olarak çalışılmasını sağlamak,
• Üst yönetim tarafından verilecek diğer görevleri yerine getirmek,
• Çalışma bürolarının, salon ve koridorların, tesislerin, araç ve gereçlerin korunmasını, temizliğini ve göreve hazır durumda tutulmalarını sağlamak,
• Bağlı personelinin mesai takibini yapmak, yıllık izinlerini zamanında kullandırmak, disiplin işlemlerini yürütmek,
• Birimiyle ilgili hizmet içi eğitimlerinin belli bir plan ve program dahilinde yapılmasını sağlamak,
• Birimine ait faaliyet raporunu ve performans bilgilerini hazırlamak,
• İç Kontrol Standartlarına uygun olarak iş süreçlerini hazırlamak ve sürekli güncel tutulmasını sağlamaktır.

• Görev ve yetkileri çerçevesinde, idari ve mali işlemlerin etkili, süratli, verimli ve doğru yürütülmesinden, Stratejik plan ve performans programındaki müdürlük hedeflerinin gerçekleştirilmesinden sorumludur,
• Müdür, yukarıda belirtilen görevlerin tam ve zamanında yerine getirilmesini sağlama hususunda yetkili olup, Başkan ve Başkan Yardımcılarına karşı sorumludur.

1. Müdürlükte görevli Şefler veya büro sorumluları, başında bulunduğu büroda yapılan tüm iş ve işlemlerin mevzuata uygun olarak, tam ve zamanında yapılmasından ve yaptırılmasından Müdüre ve üst yönetime karşı sorumludur.
2. Amirleri tarafından verilen diğer görevlerin de ifasını sağlarlar.

1. Müdürlükçe yapılan görev bölümü çerçevesinde bağlı bulundukları Müdürün, Şeflerin veya büro sorumlularının verdiği tüm görevleri, iş ve işlemleri, tam ve zamanında yapmakla görevlidirler. Yaptıkları işin günlük beyanı, yazılı olarak raporlaması gibi işleri de yaparlar.
2. Tüm personel, çalışma düzenine uygun olarak iş ve işlemlerin etkin ve verimli bir şekilde yapılması ile görev gereği kendisine zimmetlenen taşınırların özenle kullanılması ve muhafazasından sorumludurlar.